Sunset Gathering - Creating an XR event

Im Zuge der Pandemie ereilte die XR Expo 2020 dreieinhalb Monate vor der Veranstaltung dasselbe Schicksal wie andere Veranstaltungen auch. Das Event im ursprünglich geplanten Rahmen musste abgesagt werden.

Wie erfolgte die Umsetzung?

Gesaltung der Szenerie

Die bisherigen Veranstaltungen der XR Expo fanden in Stuttgart (Deutschland) statt. Um einen realen Bezug der virtuellen Szenerie zur Örtlichkeit herzustellen, und um sich von fiktiven Gaming-Welten abzusetzen, wurde das Abendevent virtuell in das Herz der Schwabenmetropole gesetzt - direkt neben den Stuttgarter Hauptbahnhof. Und zwar nicht in seinem aktuellen Bauzustand, sondern wie er nach seiner Fertigstellung aussehen wird.

In der Gestaltung wurde Wert auf eine klare, reduzierte Formensprache mit futuristischer Anmutung in hochwertigem Look gelegt. Dabei hatten wir immer das Ziel vor Augen, eine gesunde Mischung aus Fiktion und Realität zu finden. Fantasie und Seriosität sollten ein ausgewogenes Verhältnis ergeben. Die Gesamtbelastung der Szenerie im Hinblick auf die Performance durfte dabei nicht außer Acht gelassen werden.

Drehbuch

Ein virtuelles Event ist in Bezug auf die Organisation einem realen Event sehr ähnlich. Es musste ein minutiöser Ablaufplan erstellt werden. Für die Umsetzung des Events waren mehr Helfer erforderlich, als wir das ursprünglich erwartet hatten.

Heraus-forderungen

ZEIT! Das kurzfristige Umplanen der gesamten XR Expo inklusive der virtuellen Abendveranstaltung mit zahlreichen unbekannten Komponenten, führte erwartungsgemäß dazu, dass die Teilnehmer Organisation und die Tests nicht annähernd in dem Umfang stattfinden konnten wie wir uns das gewünscht hätten. Zum Glück waren aber alle Beteiligten bereit dazu dieses Experiment zu unterstützen und haben dafür große Flexibilität an den Tag gelegt. Vielen Dank auch noch mal an der Stelle an alle Beteiligten!

Eindrücke der Nutzer

Audi Ingolstadt

Bis zu 4 Teilnehmer waren gemeinsam aus dem AUDI Holodeck in Ingolstadt zugeschaltet und nahmen als Teil einer großflächigen Installation (15x15m) am Sunset Gathering Teil. Auf Grund der Größe konnten auch die Corona bedingten Mindestabstände problemlos eingehalten werden.

SectorVR

Teilnehmer, die entweder technologiefremd waren oder keinen Zugriff auf entsprechende Hardware hatten, hatten die Möglichkeit aus der Game Arena SectorVR teilzunehmen. Mit mehreren, bis zu 10x10m großen Flächen, bestand die Option weitere Nutzergruppen von dort aus zuzuschalten.

Sunset Gathering Recap & Fazit

Was hat nicht funktioniert? Das größte Problem war AUDIO! Da gab es eine Kombination aus herkömmlichen Problemen, die man aus Videokonferenzen ebenfalls kennt, aber auch ein paar „hausgemachte“, bzw. einige, die man durch vorbeugende Maßnahmen im Teilnehmer Briefing hätte entschärfen können. Im Report sind diese detailliert aufgelistet.

 

Was war positiv? Das Gefühl auf einer Veranstaltung zu sein! Eingangs wurde berichtet, dass uns ein reines Meeting zu wenig war, weil wir dem selbst skeptisch gegenüberstanden, wie attraktiv das sein könnte. Das Gefühl, andere zu treffen, sich mit ihnen zu unterhalten, etwas gemeinsam zu erleben und sich persönlich verbunden zu fühlen, hat uns selbst überrascht, und deckte sich auch mit dem Feedback der anderen Teilnehmer. Der Eindruck ist tatsächlich sehr nahe an einem realen Treffen und nicht vergleichbar mit dem was man aus Videokonferenzen kennt.

 

Zwar gibt es viele Verbesserungsmöglichkeiten, aber die Teilnehmer waren selbst überrascht, wie positiv sie auf diese Erfahrung reagiert haben. Das Gesamtkonzept des Formats hat sehr gut funktioniert und überzeugt. Nach dem offiziellen Part der Veranstaltung haben sich lockere, Gesprächsgruppen wie in der Realität, gebildet.

Special Thanks! Ganz herzlichen Dank an alle Unterstützer und Partner des Sunset Gatherings:

 

  • Sponsoren: AUDI, ITS (Infoturm Stuttgart), Deutsche Telekom
  • Organisatoren: VDC Fellbach, Lightshape
  • Partner: Plan B, CDM Tech, SectorVR
  • Gremiumsmitglieder/ Moderatoren: Günter Wenzel, Henning Linn, Jan Pflüger,
    Dr. Lars Riedemann
  • Unterstützer/ Teilnehmer: Alle Unterstützer, die im Hintergrund mitgewirkt haben, und Teilnehmer des Sunset Gathering.

 

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, können Sie jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen.

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