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Sunset Gathering – Creating an XR Event

Im Zuge der Pandemie ereilte die XR Expo 2020 3,5 Monate vor der Veranstaltung dasselbe Schicksal wie andere Veranstaltungen auch. Das Event im ursprünglich geplanten Rahmen musste abgesagt werden.

1. Vorwort

Die Abendveranstaltung in allen vorangegangenen Events war immer ein besonderes Highlight gewesen, bei dem sich die Community und Interessierte in ungezwungener Atmosphäre austauschen konnten. Da diese hätte ansonsten alternativlos gestrichen werden müssen, lag es schnell Nahe, sich in Form eines Virtual Reality Events auf diesen Part zu konzentrieren. 

2. Wahl der Collaboration Software „HCC“

Als Mitorganisatoren der XR Expo und gleichzeitig Entwickler einer eigenen Kollaborationsplattform, war die Entscheidung naheliegend das Holodeck Control Center - HCC für das Abend Event einzusetzen. Auch die Architektur der zentralen Kontrollinstanz mit der man die Anwendung annähernd beliebig zur Laufzeit verändern kann, und die es ermöglicht auch technologiefremde Nutzer einfach einzubinden kam uns entgegen. Verbunden mit der Option unterschiedliche große Installationen mit mehreren Nutzern einzubinden und natürlich die Möglichkeit als Entwickler die Experience ohne die Limitierungen anderer Plattformen frei nach unseren Wünschen gestalten zu können.

3. Motivation 

Zwar wurde das HCC bislang hauptsächlich für Reviews und Schulungssituationen eingesetzt, aber die flexible Architektur und der SDK erlaubten uns die für diese Art Anwendung fehlenden Funktionen schnell nach zu entwickeln.

4. Konzeption

Mit der Ausrichtung der XR Expo auf Business Lösungen war für uns verbunden, dass wir in der Szene des virtuellen Events einen Bezug zu realem Kontext herstellen wollen, anstelle von völliger Fiktion.

Ziel sollte es außerdem sein den Spirit der realen in die virtuelle Realität zu transferieren. Wir wollten nach Möglichkeit keine Altlasten aus der Realität mitnehmen und uns dafür auf die Stärken von VR konzentrieren.

Ein reines Meeting in VR schien uns inhaltlich zu wenig zu sein, weshalb wir nach einem weiteren Mehrwert gesucht hatten. Im Ergebnis entstand das Konzept einer großen Diskussionsrunde mit Veranstaltungscharakter.

5. Diskussionsrunden

Als übergeordnetes Diskussionsthema und aktuell zentrale Problemstellung stand für uns die Frage im Raum: „Wie sieht die Zukunft von XR Events aus“?

Dieser Frage wollten wir uns in 4 Diskussionsrunden aus unterschiedlichen Blickwinkeln mit Experten aus verschiedenen Bereichen nähern. Und das Ganze gleichzeitig in Form eines Selbstexperiments.

6. Umsetzung

a. Gestaltung der Szenerie

Die bisherigen Veranstaltungen der XR Expo fanden in Stuttgart/ Deutschland statt. Um einen realen Bezug der virtuellen Szenerie zur Örtlichkeit herzustellen und sich von fiktiven Gaming Welten abzusetzen, wurde das Abendevent virtuell in das Herz der Schwabenmetropole gesetzt. Direkt neben den Stuttgarter Hauptbahnhof. Und zwar nicht in seinem aktuellen Bauzustand, sondern wie er nach seiner Fertigstellung aussehen wird.

In der Gestaltung wurde Wert auf eine klare, reduzierte Formensprache mit futuristischer Anmutung in hochwertigen Look gelegt. Dabei immer mit dem Ziel vor Augen eine gesunde Mischung aus Fiktion und Realität zu finden. Fantasie und Seriosität sollten ein ausgewogenes Verhältnis darstellen. Die Gesamtbelastung der Szenerie im Hinblick auf die Performance durfte dabei nicht außer Acht gelassen werden.

b. Drehbuch

Ein virtuelles Event ist von der Organisation her einem realen Event sehr ähnlich. Es musste ein minutiöser Ablaufplan erstellt werden. Für die Umsetzung des Events waren mehr Helfer erforderlich als wir das ursprünglich auf dem Schirm hatten.

7. Organisatorische Herausforderungen

ZEIT! Das kurzfristige Umplanen der gesamten XR Expo inklusive der virtuellen Abendveranstaltung mit zahlreichen unbekannten Komponenten, führte erwartungsgemäß dazu, dass die Teilnehmer Organisation und die Tests nicht annähernd in dem Umfang stattfinden konnten wie wir uns das gewünscht hätten. Zum Glück waren aber alle Beteiligten bereit dazu dieses Experiment zu unterstützen und haben dafür große Flexibilität an den Tag gelegt. Vielen Dank an der Stelle auch noch mal an der Stelle an alle Beteiligten!

8. Impressionen des Abend Events SUNSET GATHERING

a. Eindrücke aus der Virtual Reality Session

Eröffnung des Sunset Gatherings durch die Organisatoren auf der Overwatch Plattform in der Mitte der Szenerie.

Angeregte Diskussion auf der „Human“ Plattform.

Nach den Diskussionen wurden die äußeren Plattformen mit den Teilnehmern langsam zur Mitte bewegt, während die Szenerie zur Abendatmosphäre wechselte.

Zum Abschluss wurde die Hauptplattform in eine Glasscheibe transformiert und die schwebenden Plattformen nahmen verschiedene Positionen im Umfeld des zukünftigen Stuttgarter Hauptbahnhofs ein. Mal auf Augenhöhe neben dem Bahnhofsturm, mal in 100 m Höhe über der Stuttgarter Innenstadt thronend mit Ausblick über den gesamten Stadtkessel.

b. Eindrücke der Nutzer während der VR Session

Bis zu 4 Teilnehmer waren gemeinsam aus dem AUDI Holodeck in Ingolstadt zugeschaltet und nahmen als Teil einer großflächigen Installation (15x15m) am Sunset Gathering Teil. Auf Grund der Größe konnten auch die Corona bedingten Mindestabstände problemlos eingehalten werden.

Teilnehmer, die entweder technologiefremd waren oder keinen Zugriff auf entsprechende Hardware hatten, hatten die Möglichkeit aus der Game Arena SectorVR teilzunehmen. Mit mehreren, bis zu 10x10m großen Flächen, bestand die Option weitere Nutzergruppen von dort aus zuzuschalten.

9. Recap der Veranstaltung

1. Was hat nicht funktioniert?

Das größte Problem war AUDIO! Da gab es eine Kombination aus herkömmlichen Problemen, die man aus Videokonferenzen ebenfalls kennt, aber auch ein paar „Hausgemachte“, bzw. einige die man durch vorbeugende Maßnahmen im Briefing hätte entschärfen können. Im White Paper sind diese detailliert aufgelistet.

2. Was war positiv?

Das Gefühl auf einer Veranstaltung zu sein! Eingangs hatte ich davon geschrieben, dass uns ein reines Meeting zu wenig war, weil wir dem selbst skeptisch gegenüberstanden, wie attraktiv das sein könnte. Das Gefühl andere zu treffen, sich mit ihnen zu unterhalten, etwas gemeinsam zu erleben und sich persönlich verbunden zu fühlen, hat uns selbst überrascht, und deckte sich auch mit dem Feedback der anderen Teilnehmer. Der Eindruck ist tatsächlich sehr nahe an einem realen Treffen und nicht vergleichbar mit dem was man aus Videokonferenzen kennt.

10. Fazit

Zwar gibt es viele Verbesserungsmöglichkeiten, aber die Teilnehmer waren selbst überrascht, wie positiv sie auf diese Erfahrung reagiert hatten. Das Gesamtkonzept des Formats hat sehr gut funktioniert und überzeugt. Nach dem offiziellen Part der Veranstaltung haben sich lockere Gesprächsgruppen wie in der Realität gebildet.

Im Report finden sich weitere, detailliertere Informationen:

  • Auflistung von Fehlerquellen
  • Verbesserungsvorschläge
  • Feedback zum Event
  • Ergebnisse aus den Diskussionsrunden
  • Eckdaten der Session

Unser Video des Sunset Gatherings ermöglicht Ihnen einen Einblick in die Abendveranstaltung, ihrer Kulisse und den lebhaften Diskussionen.

11. Special Thanks

Ganz herzlichen Dank noch mal an alle unsere Unterstützer und Partner des Sunset Gatherings:

1. Sponsoren

  • AUDI: Hauptsponsor
  • ITS (Infoturm Stuttgart): Sponsor und Freigabe des Umgebungsmodells des Stuttgarter Hauptbahnhofs
  • Deutsche Telekom: Sponsor mit der OTC Cloud für das Sunset Gathering

2. Organisatoren

  • VDC Fellbach: Co Organisator der XR Expo
  • Lightshape: Orga Team der XR Expo und des Sunset Gatherings

3. Partner

  • Plan B:  Urheber des Visualisierungsmodells des Stuttgarter Bahnhofs
  • CDM Tech: Unterstützung beim 3D Modell der Umgebung
  • SectorVR: Bereitstellung von Hardware, Räumlichkeiten und Support währen der Abendveranstaltung.

4. Gremiumsmitglieder/ Moderatoren

  • Günter Wenzel
  • Henning Linn
  • Jan Pflüger
  • Dr. Lars Riedemann

5. Unterstützer/ Teilnehmer

  • Alle Unterstützer die im Hintergrund mitgewirkt haben und Teilnehmer des Sunset Gatherings.

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, können Sie jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen.

 

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